Lễ Tân¶
Mô-đun Lễ Tân là trái tim của hoạt động hàng ngày, quản lý toàn bộ vòng đời lưu trú của khách từ lúc đến đến lúc rời đi.
Tổng Quan¶
Module Lễ Tân cung cấp các công cụ quản lý quy trình nhận phòng và trả phòng cho khách:
- Nhận Phòng - Quy trình 5 bước từ tìm booking đến hoàn tất nhận phòng
- Trả Phòng - Quy trình xử lý hóa đơn, thanh toán, kiểm tra phòng
- Danh Sách Khách - Xem khách hôm nay cần nhận/trả phòng
- Xác Minh Tài Liệu - Tải lên ID khách và tài liệu liên quan
- Thanh Toán - Xử lý thanh toán từ các phương thức khác nhau
- Kiểm Tra Phòng - Ghi chú tình trạng phòng trước khi hoàn tất
Các Chức Năng Chính¶
Nhận Phòng¶
Quy trình nhận phòng được thiết kế để nhanh chóng và hiệu quả.
Quy trình được chia thành 5 bước chính:
Bước 1: Chọn Đặt Phòng - Tìm kiếm booking cần nhận phòng theo tên, email hoặc số điện thoại - Xem thông tin khách và phòng được gán
Bước 2: Thông Tin Khách - Tìm kiếm khách trong hệ thống hoặc tạo khách mới - Xác minh và cập nhật thông tin khách nếu cần
Bước 3: Phân Phòng & Cấp Nhận - Xem phòng hiện tại được gán cho khách - Thay đổi phòng nếu cần thiết
Bước 4: Xác Minh ID & Tài Liệu - Tải lên ảnh/quét ID khách (CMND, Hộ Chiếu, Giấy Phép Lái Xe) - Tải lên tài liệu bổ sung nếu cần (visa, v.v.)
Bước 5: Hoàn Tất Nhận Phòng - In tài liệu cần thiết (phiếu đăng ký, thẻ chìa khóa, thư chào mừng) - Gửi SMS chào mừng và hướng dẫn - Cập nhật trạng thái booking và phòng
Trả Phòng¶
Quy trình trả phòng xử lý hóa đơn cuối cùng, thanh toán và kiểm tra phòng.
Quy trình được chia thành 2 phần chính:
Phần 1: Danh Sách Trả Phòng - Xem danh sách tất cả khách cần trả phòng hôm nay - Tìm kiếm khách theo tên hoặc số điện thoại - Xem trạng thái hóa đơn và số dư cần thanh toán
Phần 2: Xử Lý Trả Phòng - Xác minh hóa đơn cuối cùng (phòng, thuế, tổng cộng) - Xử lý thanh toán phần dư nếu có - Kiểm tra tình trạng phòng và ghi chú - In hóa đơn cho khách - Hoàn tất quy trình trả phòng
Quy Trình Lưu Trú¶
graph TB
A[Khách Đến] -->|Nhận Phòng| B[Bước 1: Chọn Booking]
B -->|Tìm Khách| C[Bước 2: Xác Minh Khách]
C -->|Chọn Phòng| D[Bước 3: Phân Phòng]
D -->|Tải Tài Liệu| E[Bước 4: Xác Minh ID]
E -->|Hoàn Tất| F[Bước 5: In Tài Liệu]
F -->|Khách Lưu Trú| G[Đã Nhận Phòng]
G -->|Khách Rời| H[Tìm Khách Trả Phòng]
H -->|Xác Minh Hóa Đơn| I[Trả Phòng: Phần 1]
I -->|Thanh Toán| J[Trả Phòng: Phần 2]
J -->|Kiểm Tra Phòng| K[In Hóa Đơn]
K -->|Hoàn Tất| L[Khách Rời Đi]Danh Sách Khách Hôm Nay¶
Khách Cần Nhận Phòng¶
Trang Nhận Phòng hiển thị danh sách tất cả khách hàng có booking xác nhận với ngày nhận phòng = hôm nay.
Các thông tin hiển thị:
| Thông Tin | Mô Tả |
|---|---|
| Mã Đặt Phòng | Mã booking duy nhất (VD: BK-2024-001234) |
| Tên Khách | Tên khách (VD: Nguyễn Văn A) |
| Loại Phòng | Loại phòng đặt (VD: Deluxe, Standard) |
| Giờ Nhận Phòng | Giờ dự kiến nhận phòng (VD: 14:00) |
| Trạng Thái | Xác nhận / Đang Chờ / Đã Nhận Phòng |
| Thanh Toán | Đã Thanh Toán / Đang Chờ |
Khách Cần Trả Phòng¶
Trang Trả Phòng hiển thị danh sách tất cả khách hàng cần trả phòng hôm nay.
Các thông tin hiển thị:
| Cột | Mô Tả |
|---|---|
| Khách | Tên khách + Ảnh đại diện |
| Phòng | Số phòng + Loại phòng |
| Trả Phòng | Giờ dự kiến trả phòng |
| Trạng Thái Hóa Đơn | 🟢 Đã Thanh Toán / 🔴 Quá Hạn / ⏳ Chờ Xử Lý |
| Saldo | Số dư cần thanh toán |
Thực Hành Tốt Nhất¶
Nhận Phòng¶
Kiểm tra thông tin khách kỹ lưỡng
- Xác minh tên khách khớp với ID
- Cập nhật thông tin liên hệ nếu cần
- Tải lên ảnh ID rõ ràng để lưu trữ
- Gửi SMS chào mừng ngay sau khi hoàn tất
Thanh Toán¶
Xử lý thanh toán chính xác
- Xác nhận số tiền đã thanh toán trước đó
- Tính chính xác số dư còn lại
- Chọn phương thức thanh toán đúng với khách
- In biên lai cho mọi giao dịch thanh toán
Trả Phòng¶
Kiểm tra phòng cẩn thận
- Thực hiện kiểm tra trực quan tình trạng phòng
- Ghi chú chi tiết mọi hư hỏng để báo cáo
- Yêu cầu khách xác nhận tình trạng
- Lưu giữ ảnh chứng cứ nếu có hư hỏng đáng kể
Xử Lý Tình Huống Đặc Biệt¶
Chuẩn bị cho những trường hợp phức tạp
- Khách có nợ phải xử lý thanh toán trước khi trả phòng
- Phòng có hư hỏng cần ghi chú chi tiết cho dọn phòng
- Khách yêu cầu hoàn tiền cần xác nhận chính sách
- Khách nhóm cần kiểm tra mọi thành viên
Liên Kết Nhanh¶
- Quy Trình Nhận Phòng - Hướng dẫn chi tiết nhận phòng
- Quy Trình Trả Phòng - Hướng dẫn chi tiết trả phòng
- Danh Sách Đặt Phòng - Quản lý tất cả bookings
- Lịch Đặt Phòng - Xem lịch trực quan
- Dịch Vụ Khách - Dịch vụ và hỗ trợ khách
Câu Hỏi Thường Gặp¶
Khách đến sớm hơn dự kiến, làm gì?
- Kiểm tra phòng có sẵn không
- Nếu phòng có sẵn:
- Được phép nhận phòng sớm (nếu theo chính sách)
- Tính phí nhận phòng sớm nếu có
- Tiếp tục quy trình nhận phòng bình thường
- Nếu phòng không có sẵn:
- Xin lỗi khách và giải thích tình hình
- Đề nghị khách ghé dịch vụ khách hàng chờ phòng
- Cập nhật status khi phòng sẵn sàng
Khách muốn thay đổi phòng trong quá trình nhận phòng?
- Tại Bước 3 (Phân Phòng & Cấp Nhận), nhấp Phân Phòng/Thay Đổi Phòng
- Chọn phòng khác có sẵn từ danh sách
- Kiểm tra phòng mới có đáp ứng yêu cầu không
- Cập nhật ghi chú nếu có lý do thay đổi
- Tiếp tục quy trình nhận phòng bình thường
Khách có nợ khi trả phòng, xử lý như thế nào?
- Cửa sổ xử lý trả phòng hiển thị cảnh báo vàng: "Số Dư Chưa Thanh Toán"
- Thông báo số tiền nợ cho khách
- Chọn phương thức thanh toán từ thả xuống
- Yêu cầu khách thanh toán hoặc cho phép ghi nợ
- Sau khi thanh toán hoàn tất, mới có thể hoàn tất trả phòng
- Nếu khách từ chối trả tiền, báo cáo quản lý
Phát hiện phòng có hư hỏng khi nhận phòng, phải làm gì?
- Không nhận phòng này cho khách nếu có thể
- Liên hệ quản lý ngay để thay phòng khác
- Ghi chú chi tiết hư hỏng trong hệ thống
- Xin lỗi khách vì bất tiện
- Đề nghị upgrade phòng hoặc giảm giá nếu khách vẫn muốn ở phòng đó
- Gán công việc dọn/sửa chữa cho bộ phận kỹ thuật
Khách muốn hoàn tiền đặt cọc khi trả phòng?
- Cửa sổ xử lý trả phòng hiển thị "Hoàn Tiền Của: XXX đ"
- Đây là tiền đặt cọc cần hoàn lại cho khách
- In hóa đơn để khách xác nhận
- Xử lý hoàn tiền theo phương thức ban đầu:
- Hoàn vào thẻ tín dụng (liên hệ banking)
- Hoàn tiền mặt tại quầy
- Chuyển khoản ngân hàng
- Lưu giữ hóa đơn hoàn tiền để kiểm toán
Làm thế nào để xử lý booking nhóm?
- Tại danh sách nhận phòng, tìm booking nhóm
- Xử lý từng khách trong nhóm lần lượt
- Chọn phòng cho từng khách (có thể khác loại)
- Tải lên ID cho tất cả thành viên nhóm
- Xác nhận người đại diện thanh toán
- In thẻ chìa khóa cho tất cả phòng
- Gửi hướng dẫn cho mỗi khách về vị trí phòng và tiện nghi