Quy Trình Trả Phòng¶
Tổng Quan¶
Module Trả Phòng là công cụ để lễ tân xử lý quy trình trả phòng của khách. Quy trình chia thành 2 phần chính:
- 📋 Danh Sách Trả Phòng - Xem danh sách khách cần trả phòng
- 🔄 Xử Lý Trả Phòng - Cửa sổ xử lý hóa đơn, thanh toán, kiểm tra phòng
Danh Sách Khách Trả Phòng¶
Tổng Quan Danh Sách¶
Trang Trả Phòng hiển thị danh sách tất cả khách hàng cần trả phòng hôm nay.
Các Cột Thông Tin¶
| Cột | Mô Tả | Ví Dụ |
|---|---|---|
| Khách | Tên khách + Ảnh đại diện | Nguyễn Phú Quang |
| Phòng | Số phòng + Loại phòng | R204 - Deluxe |
| Trả Phòng | Giờ dự kiến trả phòng | Thứ 12 15, 00:00 |
| Trạng Thái Hóa Đơn | Trạng thái thanh toán | 🔴 Quá Hạn |
| Saldo | Số dư cần thanh toán | 0 đ / 80,000 đ |
| Thao Tác | Nút hành động | [Trả Phòng] |
Trạng Thái Hóa Đơn¶
- 🟢 Đã Thanh Toán - Hóa đơn không còn nợ
- 🔴 Quá Hạn - Khách còn nợ chưa thanh toán
- ⏳ Chờ Xử Lý - Đang xử lý trả phòng
Các Nút Hành Động¶
- [Tìm Kiếm] - Tìm khách theo tên hoặc số điện thoại
- [Trả Phòng] - Mở cửa sổ xử lý trả phòng
Xử Lý Trả Phòng¶
Mở Cửa Sổ Trả Phòng¶
Nhấn nút [Trả Phòng] trên danh sách để mở cửa sổ:
Cửa sổ hiển thị các thông tin cần xử lý trước khi hoàn tất trả phòng.
Phần 1: Hóa Đơn Cuối Cùng¶
Hiển thị chi tiết hóa đơn:
| Hạng Mục | Giá Trị |
|---|---|
| Phòng (số đêm) | 800,000 đ |
| Thuế (10%) | 80,000 đ |
| Tổng Cộng | 880,000 đ |
Thông Tin Thanh Toán:
- Số Tiền Đã Thanh Toán - Tiền đã được thu từ trước
- Số Dư Còn Lại - Nợ còn lại cần thanh toán
- Hoàn Tiền Của - Tiền hoàn lại cho khách (nếu có)
Phần 2: Phương Thức Thanh Toán¶
Chọn phương thức thanh toán cho số dư:
Thả Xuống: "Chọn Phương Thức Thanh Toán"
Các tùy chọn thanh toán:
- Thẻ Tín Dụng
- Tiền Mặt
- Chuyển Khoản
- Ví Điện Tử
Phí Thanh Toán:
- Nhập phí thanh toán (nếu có) để cộng vào hóa đơn
Phần 3: Kiểm Tra Phòng¶
Kiểm tra tình trạng phòng trước khi hoàn tất:
Checkbox:
- ☐ Kiểm Tra Phòng Hoàn Tất - Không Có Hư Hỏng
- Đánh dấu nếu phòng không có vấn đề
Ghi Chú Kiểm Tra:
- Khu vực văn bản để ghi chú về tình trạng phòng
- Ví dụ: "Phòng sạch, không hư hỏng" hoặc "Có vết nước ở tường"
Phần 4: Cảnh Báo & Thông Tin¶
Cảnh Báo (Màu Vàng) - Nếu Còn Nợ:
⚠️ "Số Dư Chưa Thanh Toán: 80,000 đ"
- "Cần thanh toán trước khi có thể hoàn tất trả phòng"
- Phải chọn phương thức thanh toán và xử lý thanh toán
Thông Tin (Màu Xanh) - Kiểm Tra Phòng:
ℹ️ "Cần Kiểm Tra Phòng"
- "Vui lòng hoàn tất kiểm tra phòng trước khi hoàn tất trả phòng"
- Phải đánh dấu checkbox kiểm tra phòng
Các Nút Hành Động¶
| Nút | Mô Tả |
|---|---|
| [In Hóa Đơn] | In phiếu hóa đơn cuối cùng cho khách |
| [Hủy] | Đóng cửa sổ mà không lưu |
| [Hoàn Tất Trả Phòng] | Hoàn tất quy trình trả phòng |
Quy Trình Trả Phòng¶
Bước Từng Bước¶
Bước 1: Tìm Khách
- Trên danh sách, tìm khách cần trả phòng
- Có thể dùng thanh tìm kiếm để tìm theo tên hoặc số điện thoại
Bước 2: Mở Cửa Sổ Trả Phòng
- Nhấn nút [Trả Phòng] trên dòng khách
Bước 3: Xác Minh Hóa Đơn
- Xem lại chi tiết hóa đơn: phòng, thuế, tổng cộng
- Xác nhận số tiền đã thanh toán và nợ còn lại
Bước 4: Thanh Toán (Nếu Còn Nợ)
- Nếu có cảnh báo màu vàng về nợ
- Chọn phương thức thanh toán
- Nhập phí (nếu có)
- Xử lý thanh toán với khách
Bước 5: Kiểm Tra Phòng
- Đánh dấu checkbox: "Kiểm Tra Phòng Hoàn Tất - Không Có Hư Hỏng"
- Nếu có hư hỏng, ghi chú chi tiết trong mục "Ghi Chú Kiểm Tra"
Bước 6: Hoàn Tất
- Có thể in hóa đơn trước khi hoàn tất
- Nhấn [Hoàn Tất Trả Phòng] để hoàn tất quy trình
- Hệ thống cập nhật trạng thái phòng, thanh toán, v.v.
Tình Huống Thường Gặp¶
Khách Có Nợ Còn Lại¶
Tình Huống: Hóa đơn có số dư chưa thanh toán
Xử Lý:
- Cửa sổ hiển thị cảnh báo vàng: "Số Dư Chưa Thanh Toán"
- Chọn phương thức thanh toán từ thả xuống
- Yêu cầu khách thanh toán
- Sau khi thanh toán thành công, cảnh báo biến mất
- Có thể hoàn tất trả phòng
Lưu Ý:
- Không thể hoàn tất trả phòng nếu còn nợ
- Phải xử lý thanh toán trước
Phòng Có Hư Hỏng¶
Tình Huống: Phát hiện hư hỏng phòng trong quá trình kiểm tra
Xử Lý:
- ☐ KHÔNG đánh dấu checkbox "Không Có Hư Hỏng"
- Ghi chú chi tiết hư hỏng trong "Ghi Chú Kiểm Tra"
- Ví dụ: "Vết nước lớn trên thảm", "Tivi bị vỡ", "Cửa hỏng"
- Có thể chụp ảnh chứng cứ (ngoài hệ thống này)
- Báo cáo cho quản lý để xử lý phí hư hỏng
Khách Yêu Cầu Hoàn Tiền¶
Tình Huống: Khách có tiền hoàn lại (Hoàn Tiền)
Xử Lý:
- Cửa sổ hiển thị "Hoàn Tiền Của: 100.00 đ"
- Đây là tiền cần hoàn lại cho khách
- Có thể in hóa đơn để khách xác nhận hoàn tiền
- Xử lý hoàn tiền theo chính sách (hoàn vào thẻ, tiền mặt, v.v.)
Các Lưu Ý Quan Trọng¶
Trước Khi Hoàn Tất Trả Phòng¶
- ✓ Xác minh hóa đơn chính xác
- ✓ Thanh toán hết nợ (nếu có)
- ✓ Kiểm tra tình trạng phòng
- ✓ Ghi chú bất kỳ hư hỏng (nếu có)
- ✓ In hóa đơn cho khách
Cảnh Báo Hệ Thống¶
- 🟡 Cảnh Báo Thanh Toán - Còn nợ, phải thanh toán trước
- 🔵 Cảnh Báo Kiểm Tra - Phải đánh dấu kiểm tra phòng
Quy Trình Hoàn Tất¶
- Xác minh hóa đơn
- Xử lý thanh toán (nếu cần)
- Kiểm tra phòng
- Ghi chú (nếu cần)
- In hóa đơn
- Hoàn tất trả phòng
- Nhận chìa khóa từ khách
- Thay đổi trạng thái phòng
Liên Kết Liên Quan¶
- Quản Lý Đặt Phòng - Quản lý các đặt phòng
- Quy Trình Nhận Phòng - Xử lý nhận phòng khách
- Dịch Vụ Khách - Dịch vụ và hỗ trợ khách