Quản Lý Đặt Phòng¶
Hệ thống đặt phòng của SaziHotel giúp bạn quản lý toàn bộ vòng đời của booking từ lúc tạo đến khi trả phòng.
Tổng Quan¶
Module Đặt Phòng cung cấp đầy đủ các chức năng:
- Tạo booking nhanh - Đặt phòng trong vài click với form thông minh
- Quản lý booking - Xem, sửa, hủy booking dễ dàng
- Lịch đặt phòng - Xem lịch đặt phòng trực quan theo tháng
- Check-in/Trả Phòng - Quy trình nhận phòng và trả phòng hiện đại
- Đặt nhiều phòng - Đặt nhiều phòng trong 1 booking
- Booking nhóm - Quản lý booking cho đoàn, sự kiện
Các Chức Năng Chính¶
Tạo Đặt Phòng¶
Form tạo booking thông minh với xác thực theo thời gian thực.
Thông Tin Booking:
- Thông Tin Khách: Tên, email, điện thoại, CMND/Hộ Chiếu
- Thông Tin Booking:
- Ngày nhận/trả phòng
- Loại phòng
- Số lượng phòng
- Số khách (người lớn, trẻ em)
- Chọn Phòng: Hệ thống tự động gợi ý phòng có sẵn
- Tính Giá: Tính giá tự động theo rate plan và khuyến mãi
- Dịch Vụ Bổ Sung: Thêm meal plan, transfer sân bay, spa, v.v.
- Ghi Chú: Yêu cầu đặc biệt của khách
Tính Năng Đặc Biệt:
- Tự động hoàn thành tên khách từ cơ sở dữ liệu
- Kiểm tra tính sẵn sàng theo thời gian thực
- Tính giá tự động với giảm giá
- Gợi ý nâng cấp phòng
Danh Sách Đặt Phòng¶
Xem và quản lý tất cả booking với bộ lọc mạnh mẽ.
Bộ Lọc:
- Trạng Thái: Xác nhận, Đã nhận phòng, Đã trả phòng, Đã hủy
- Nguồn: Direct, OTA (Booking.com, Agoda, ...), Điện thoại, Walk-in
- Thời Gian: Ngày nhận phòng, Ngày đặt phòng
- Khách Hàng: Tìm theo tên, email, điện thoại
- Phòng: Theo số phòng hoặc loại phòng
Thao Tác:
- Xem chi tiết booking
- Sửa thông tin booking
- Hủy booking
- Nhận phòng/Trả phòng
- In thư xác nhận
- Gửi email xác nhận
Xem chi tiết Danh sách đặt phòng
Lịch Đặt Phòng¶
Lịch trực quan hiển thị booking theo tháng.
Hiển Thị:
- Grid view theo tháng với thẻ booking
- Màu sắc theo trạng thái booking
- Nhấp vào booking để xem chi tiết
- Kéo thả để thay đổi ngày nhận/trả phòng
Tính Năng:
- Chuyển đổi view: Tháng / Tuần / Ngày
- Lọc theo loại phòng, trạng thái
- Booking nhanh từ lịch
- Xuất lịch ra PDF
Nhận Phòng¶
Quy trình nhận phòng hiện đại và nhanh chóng.
Bước 1: Tìm Booking
- Tìm theo mã booking, tên khách, điện thoại
- Quét mã QR từ email xác nhận
- Xem thông tin booking và phòng được gán
Bước 2: Xác Nhận Thông Tin
- Kiểm tra thông tin khách
- Xác minh ID (CMND/Hộ Chiếu)
- Tải lên ảnh ID
- Cập nhật nếu có thay đổi
Bước 3: Thanh Toán
- Xem tổng số tiền
- Thu tiền đặt cọc hoặc thanh toán đầy đủ
- Chọn phương thức thanh toán
- In biên lai
Bước 4: Hoàn Tất
- Gán số phòng nếu chưa có
- In thẻ chìa khóa phòng
- Gửi thông báo chào mừng
- Cập nhật trạng thái phòng
Trả Phòng¶
Quy trình trả phòng nhanh gọn.
Bước 1: Tìm Booking
- Tìm theo số phòng hoặc tên khách
- Xem thông tin lưu trú
Bước 2: Xem Xét Chi Phí
- Xem chi phí phòng
- Thêm minibar, dịch vụ phòng
- Áp dụng giảm giá nếu có
- Tính tổng hóa đơn
Bước 3: Thanh Toán
- Thu phần còn lại chưa thanh toán
- Hoàn tiền đặt cọc nếu có
- Chọn phương thức thanh toán
- In hóa đơn
Bước 4: Phản Hồi
- Thu thập phản hồi từ khách
- Xếp hạng (1-5 sao)
- Bình luận
- Gửi email khảo sát
Bước 5: Hoàn Tất
- Cập nhật trạng thái booking: Đã trả phòng
- Cập nhật trạng thái phòng: Cần dọn
- Gửi email cảm ơn
- Gán công việc cho dọn phòng
Quy Trình Booking¶
graph TB
A[Tạo Booking] -->|Xác nhận| B[Đã Xác Nhận]
A -->|Đang Chờ| C[Đang Chờ]
C -->|Thanh Toán OK| B
C -->|Hết Hạn| D[Đã Hủy]
B -->|Khách Đến| E[Đã Nhận Phòng]
B -->|Khách Hủy| D
B -->|Không Có Mặt| F[Không Có Mặt]
E -->|Khách Rời| G[Đã Trả Phòng]
G -->|Hoàn Tất| H[Hoàn Tất]Tính Giá Tự Động¶
Hệ thống tính giá dựa trên nhiều yếu tố:
Giá Cơ Bản¶
- Giá cơ bản theo loại phòng
- Giá theo ngày trong tuần (Ngày thường/Cuối tuần)
Gói Rate¶
- Daily Rate - Giá theo ngày
- Weekly Rate - Giá gói tuần (7+ đêm)
- Monthly Rate - Giá gói tháng (30+ đêm)
Giá Theo Mùa¶
- High Season - Cao điểm (Tết, Hè)
- Low Season - Thấp điểm
- Shoulder Season - Trung bình
Giảm Giá¶
- Early Bird Discount - Đặt sớm
- Last Minute Deals - Đặt vội
- Loyalty Member Discount - Khách thành viên
- Corporate Rate - Giá công ty
- Long Stay Discount - Ở lâu
Phí Bổ Sung¶
- Phí Khách Thêm
- Phí Giường Thêm
- Phí Vật Nuôi
- Phí Đậu Xe
Thống Kê Booking¶
Bảng điều khiển hiển thị các chỉ số quan trọng:
| Chỉ Số | Mô Tả |
|---|---|
| Tổng Booking | Tổng số booking trong kỳ |
| Tỷ Lệ Xác Nhận | % booking đã xác nhận |
| Tỷ Lệ Không Có Mặt | % booking không có mặt |
| Tỷ Lệ Hủy | % booking bị hủy |
| Thời Gian Trung Bình | Thời gian trung bình từ đặt đến nhận phòng |
| Giá Trị Booking | Giá trị booking trung bình |
| Doanh Thu | Tổng doanh thu từ bookings |
Thực Hành Tốt Nhất¶
Xác Nhận Booking¶
Gửi xác nhận ngay
- Gửi email xác nhận ngay sau khi booking
- Bao gồm mã booking, mã QR
- Gửi nhắc nhở SMS trước 1 ngày nhận phòng
- Gửi email với hướng dẫn nhận phòng
Xử Lý Không Có Mặt¶
Chính sách không có mặt
- Quy định rõ chính sách không có mặt
- Thu tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước
- Xác nhận lại với khách trước 24 giờ
- Giữ phòng đến giờ quy định (thường là 18:00)
Chiến Lược Overbooking¶
Quản lý overbooking
- Cho phép overbooking 5-10% để tối ưu hóa lượng khách
- Có kế hoạch dự phòng khi xảy ra
- Hợp tác với khách sạn khác để chuyển phòng
- Chính sách bồi thường cho khách bị chuyển phòng
Bán Thêm¶
Tăng doanh thu
- Gợi ý nâng cấp phòng khi nhận phòng
- Cung cấp meal plan, gói spa
- Gợi ý trả phòng muộn (phí bổ sung)
- Giới thiệu chương trình thành viên
Liên Kết Nhanh¶
- Tạo Đặt Phòng - Tạo booking mới
- Danh Sách Đặt Phòng - Xem tất cả bookings
- Lịch Đặt Phòng - Lịch view
- Nhận Phòng - Quy trình nhận phòng
- Trả Phòng - Quy trình trả phòng
Câu Hỏi Thường Gặp¶
Làm thế nào để sửa booking đã xác nhận?
- Vào Danh Sách Đặt Phòng
- Tìm và nhấp vào booking cần sửa
- Nhấp nút Chỉnh Sửa
- Cập nhật thông tin (ngày, phòng, khách, v.v.)
- Nhấp Lưu Thay Đổi
Lưu Ý: Thay đổi ngày có thể ảnh hưởng đến giá
Khách hủy booking, xử lý như thế nào?
- Vào chi tiết booking
- Nhấp Hủy Booking
- Chọn lý do hủy
- Áp dụng chính sách hủy:
- Hủy miễn phí (nếu còn trong thời hạn)
- Tính phí hủy (theo chính sách)
- Giữ toàn bộ tiền đặt cọc (hủy muộn)
- Hoàn tiền nếu có
- Gửi email xác nhận hủy
Làm thế nào để đặt phòng cho nhóm/đoàn?
- Nhấp Tạo Booking > Booking Nhóm
- Nhập thông tin nhóm:
- Tên đoàn
- Số phòng
- Ngày nhận/trả phòng
- Gán phòng cho từng khách trong đoàn
- Áp dụng giảm giá nhóm nếu có
- Chọn 1 người làm đại diện để thanh toán
Khách walk-in muốn đặt phòng, làm gì?
- Nhấp Tạo Booking
- Chọn Walk-in là nguồn
- Chọn ngày nhận phòng = hôm nay
- Điền thông tin khách và chọn phòng
- Lưu & Nhận Phòng để vào quy trình nhận phòng
Làm thế nào để in thư xác nhận?
- Vào chi tiết booking
- Nhấp nút In > Thư Xác Nhận
- Kiểm tra thông tin
- Nhấp In hoặc Tải Xuống PDF