Đặt phòng¶
Hệ thống đặt phòng của SaziHotel giúp bạn quản lý toàn bộ vòng đời của booking từ lúc tạo đến khi check-out.
Tổng quan¶
Module Đặt phòng cung cấp đầy đủ các chức năng:
- Tạo booking nhanh: Đặt phòng trong vài click với form thông minh
- Quản lý booking: Xem, sửa, hủy booking dễ dàng
- Calendar view: Xem lịch đặt phòng trực quan theo tháng
- Check-in/out: Quy trình check-in và check-out hiện đại
- Multi-room booking: Đặt nhiều phòng trong 1 booking
- Group booking: Quản lý booking cho đoàn, sự kiện
Các Chức năng Chính¶
1. Tạo Đặt phòng¶
Form tạo booking thông minh với validation real-time.
Thông tin booking:
- Thông tin khách: Tên, email, phone, CCCD/passport
- Thông tin booking:
- Check-in/out date
- Loại phòng
- Số lượng phòng
- Số khách (người lớn, trẻ em)
- Chọn phòng: Hệ thống tự động suggest phòng available
- Pricing: Tính giá tự động theo rate plan và promotions
- Dịch vụ bổ sung: Thêm meal plan, airport transfer, spa, ...
- Ghi chú: Special requests của khách
Tính năng đặc biệt:
- Auto-complete tên khách từ database
- Kiểm tra availability real-time
- Tính giá tự động với discount
- Gợi ý room upgrade
2. Danh sách Đặt phòng¶
Xem và quản lý tất cả booking với bộ lọc mạnh mẽ.
Bộ lọc:
- Trạng thái: Confirmed, Checked-in, Checked-out, Cancelled
- Nguồn: Direct, OTA (Booking.com, Agoda, ...), Phone, Walk-in
- Thời gian: Check-in date, Booking date
- Khách hàng: Tìm theo tên, email, phone
- Phòng: Theo room number hoặc room type
Thao tác:
- Xem chi tiết booking
- Sửa thông tin booking
- Hủy booking
- Check-in / Check-out
- In confirmation letter
- Gửi email xác nhận
Xem chi tiết Danh sách đặt phòng
3. Lịch Đặt phòng¶
Calendar view hiển thị booking theo tháng.
Hiển thị:
- Grid view theo tháng với booking cards
- Màu sắc theo trạng thái booking
- Click vào booking để xem chi tiết
- Kéo thả để thay đổi ngày check-in/out
Tính năng:
- Chuyển đổi view: Month / Week / Day
- Filter theo room type, status
- Quick booking từ calendar
- Export calendar ra PDF
4. Check-in¶
Quy trình check-in hiện đại và nhanh chóng.
Bước 1: Tìm Booking - Tìm theo booking code, tên khách, phone - Scan QR code từ confirmation email - Xem thông tin booking và phòng được assign
Bước 2: Xác nhận Thông tin - Kiểm tra thông tin khách - Verify ID (CCCD/Passport) - Upload ảnh ID - Cập nhật nếu có thay đổi
Bước 3: Payment - Xem tổng số tiền - Thu deposit hoặc full payment - Chọn payment method - In receipt
Bước 4: Hoàn tất - Assign room number nếu chưa có - In room key card - Gửi welcome message - Cập nhật trạng thái phòng
5. Check-out¶
Quy trình check-out nhanh gọn.
Bước 1: Tìm Booking - Tìm theo room number hoặc tên khách - Xem thông tin stay
Bước 2: Review Charges - Xem room charges - Thêm minibar, room service - Áp dụng discount nếu có - Tính tổng bill
Bước 3: Payment - Thu phần còn lại chưa thanh toán - Refund deposit nếu có - Chọn payment method - In invoice
Bước 4: Feedback - Thu thập feedback từ khách - Rating (1-5 stars) - Comments - Gửi survey email
Bước 5: Hoàn tất - Cập nhật trạng thái booking: Checked-out - Cập nhật trạng thái phòng: Cần dọn - Gửi thank you email - Assign housekeeping task
Booking Workflow¶
graph TB
A[Tạo Booking] -->|Confirm| B[Confirmed]
A -->|Pending| C[Pending]
C -->|Payment OK| B
C -->|Timeout| D[Cancelled]
B -->|Khách đến| E[Checked-in]
B -->|Khách hủy| D
B -->|No-show| F[No-show]
E -->|Khách rời| G[Checked-out]
G -->|Complete| H[Completed]Tính Giá Tự động¶
Hệ thống tính giá dựa trên nhiều yếu tố:
Base Rate¶
- Giá cơ bản theo room type
- Giá theo ngày trong tuần (weekday/weekend)
Rate Plan¶
- Daily Rate: Giá theo ngày
- Weekly Rate: Giá gói tuần (7+ nights)
- Monthly Rate: Giá gói tháng (30+ nights)
Seasonal Pricing¶
- High season: Cao điểm (Tết, Summer)
- Low season: Thấp điểm
- Shoulder season: Trung bình
Discounts¶
- Early bird discount
- Last minute deals
- Loyalty member discount
- Corporate rate
- Long stay discount
Extra Charges¶
- Extra person charge
- Extra bed charge
- Pet fee
- Parking fee
Booking Statistics¶
Dashboard hiển thị các metrics quan trọng:
| Metric | Mô tả |
|---|---|
| Total Bookings | Tổng số booking trong kỳ |
| Confirmed Rate | % booking đã confirmed |
| No-show Rate | % booking no-show |
| Cancellation Rate | % booking bị hủy |
| Average Lead Time | Thời gian trung bình từ book đến check-in |
| Booking Value | Giá trị booking trung bình |
| Revenue | Tổng doanh thu từ bookings |
Best Practices¶
Xác nhận Booking¶
Gửi confirmation ngay
- Gửi email confirmation ngay sau khi booking
- Bao gồm booking code, QR code
- Gửi SMS reminder trước 1 ngày check-in
- Gửi email with check-in instructions
Xử lý No-show¶
Chính sách no-show
- Quy định rõ no-show policy
- Thu deposit hoặc pre-payment
- Confirm lại với khách trước 24h
- Giữ phòng đến giờ quy định (thường là 18:00)
Overbooking Strategy¶
Quản lý overbooking
- Cho phép overbooking 5-10% để tối ưu occupancy
- Có plan dự phòng khi xảy ra
- Partnership với hotel khác để relocate
- Compensation policy cho khách bị relocate
Upselling¶
Tăng revenue
- Suggest room upgrade khi check-in
- Offer meal plan, spa package
- Gợi ý late check-out (phụ phí)
- Introduce loyalty program
Phím tắt¶
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
Ctrl + N |
Tạo booking mới |
Ctrl + K |
Tìm kiếm booking |
Ctrl + I |
Check-in nhanh |
Ctrl + O |
Check-out nhanh |
C |
Chuyển sang Calendar view |
L |
Chuyển sang List view |
R |
Refresh danh sách |
Liên kết Nhanh¶
- Tạo đặt phòng - Đặt phòng mới
- Danh sách đặt phòng - Xem tất cả bookings
- Lịch đặt phòng - Calendar view
- Check-in - Quy trình check-in
- Check-out - Quy trình check-out
Câu hỏi Thường gặp¶
Làm sao để sửa booking đã confirmed?
- Vào Danh sách đặt phòng
- Tìm và click vào booking cần sửa
- Click button Edit
- Cập nhật thông tin (ngày, phòng, khách, ...)
- Click Save Changes
Lưu ý: Thay đổi ngày có thể ảnh hưởng đến giá
Khách hủy booking thì xử lý như thế nào?
- Vào booking detail
- Click Cancel Booking
- Chọn lý do hủy
- Áp dụng cancellation policy:
- Free cancellation (nếu còn trong thời hạn)
- Charge phí hủy (theo policy)
- Giữ toàn bộ deposit (late cancellation)
- Refund nếu có
- Gửi email xác nhận hủy
Làm sao để đặt phòng cho nhóm/đoàn?
- Click New Booking > Group Booking
- Nhập thông tin group:
- Tên đoàn
- Số phòng
- Ngày check-in/out
- Assign phòng cho từng khách trong đoàn
- Apply group discount nếu có
- Chọn 1 người làm representative để billing
Khách walk-in muốn đặt phòng, làm gì?
- Click New Booking
- Chọn Walk-in source
- Chọn ngày check-in = hôm nay
- Điền thông tin khách và chọn phòng
- Save & Check-in để vào luôn quy trình check-in
Làm sao để in confirmation letter?
- Vào booking detail
- Click button Print > Confirmation Letter
- Kiểm tra thông tin
- Click Print hoặc Download PDF