Tạo Đặt Phòng¶
Trang này cho phép nhân viên lễ tân tạo đặt phòng mới cho khách qua 3 bước: chọn ngày & phòng, nhập thông tin khách, và xác nhận.
Tổng Quan¶
Giao diện tạo đặt phòng gồm 3 bước hiển thị trên thanh tiến trình ở trên cùng:
- Bước 1 — Chọn Phòng: Chọn ngày nhận/trả phòng, loại phòng và Rate Plan
- Bước 2 — Thông tin Khách: Nhập hoặc tìm kiếm thông tin khách
- Bước 3 — Xem lại & Xác nhận: Kiểm tra chi tiết và xác nhận tạo đặt phòng
Quy trình Tạo Đặt Phòng¶
graph TD
A[Bắt đầu] --> B[Chọn Ngày & Loại Phòng]
B --> C[Chọn Rate Plan]
C --> D[Nhập Thông tin Khách]
D --> E[Xem lại Chi tiết Đặt phòng]
E --> F[Xác nhận & Tạo]
F --> G[Đặt phòng Được tạo]Bước 1: Chọn Phòng¶
Loại Đặt Phòng¶
Chọn hình thức đặt phòng phù hợp:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Đặt theo Đêm | Đặt phòng tiêu chuẩn theo số đêm lưu trú |
| Đặt theo Giờ | Cho thuê phòng theo giờ (có thể chọn giờ bắt đầu/kết thúc) |
① Chọn Ngày Nhận/Trả Phòng¶
- Nhấp vào ô Ngày Nhận/Trả phòng để mở lịch
- Click lần 1: Chọn ngày nhận phòng (check-in)
- Click lần 2: Chọn ngày trả phòng (check-out)
- Hệ thống tự động tính và hiển thị số đêm lưu trú
Lưu ý
Ngày trả phòng phải sau ngày nhận phòng. Ngày trong quá khứ bị vô hiệu hóa.
② Chọn Loại Phòng & Thêm Phòng¶
Trong phần Thêm Phòng:
- Loại phòng: Chọn từ danh sách (Standard Room, Deluxe King, v.v.)
- Số lượng: Số phòng cần đặt (mặc định: 1)
- Người lớn: Số người lớn (tối thiểu: 1)
- Trẻ em: Số trẻ em (mặc định: 0)
Sau khi điền xong, nhấp + Thêm Phòng để thêm vào danh sách.
③ Chọn Rate Plan¶
Sau khi thêm phòng, hệ thống hiển thị bảng danh sách phòng đã chọn. Với mỗi phòng, nhân viên cần chọn Rate Plan (bảng giá áp dụng):
- Nhấp vào ô Rate Plan trong hàng phòng tương ứng
- Chọn bảng giá phù hợp từ danh sách (ví dụ: Rack Rate, Corporate Rate, v.v.)
- Giá Giá gốc và Giá động sẽ hiển thị sau khi chọn Rate Plan
- Tổng tiền được tính tự động
Giá gốc vs Giá động
- Giá gốc: Giá niêm yết theo Rate Plan
- Giá động: Giá thực tế áp dụng (có thể được điều chỉnh theo mùa hoặc khuyến mãi)
Để xóa phòng đã thêm, nhấp nút Xóa ở cuối hàng.
④ Kênh / Mã Giới Thiệu (Tùy chọn)¶
Cuối trang Bước 1 có phần Kênh / Mã giới thiệu (Optional):
- Dùng để ghi nhận nguồn khách (kênh OTA, đại lý, mã voucher giới thiệu)
- Tìm theo mã hoặc tên kênh (VD: CA-001, Samsung, TA-002)
- Bỏ qua nếu không có thông tin này
Bước 2: Thông tin Khách¶
① Tìm Khách Có Sẵn¶
Trước khi nhập thủ công, hãy tìm kiếm khách đã có trong hệ thống:
- Nhập tên, email hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm
- Chọn khách từ danh sách gợi ý
- Hệ thống tự động điền đầy đủ thông tin
Tránh tạo hồ sơ trùng lặp
Luôn tìm kiếm khách trước khi nhập mới. Khách trùng lặp gây khó khăn cho việc theo dõi lịch sử.
② ③ Họ & Tên (Bắt buộc)¶
- Tên: Tên của khách (VD: Quang)
- Họ: Họ của khách (VD: Nguyen)
④ Số Điện Thoại (Bắt buộc)¶
- Nhập số điện thoại liên hệ của khách
- Ví dụ: 0902221044
⑤ Email (Tùy chọn)¶
- Địa chỉ email để gửi xác nhận đặt phòng
Yêu Cầu Đặc Biệt (Tùy chọn)¶
Ghi bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào từ khách, ví dụ:
- "Thích tầng cao, view hướng biển"
- "Cần trả phòng muộn (late check-out)"
- "Dị ứng lông thú"
Bước 3: Xem lại & Xác nhận¶
① Chi Tiết Phòng & Giá¶
Bảng tóm tắt phòng đã chọn gồm các cột:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại phòng | Tên loại phòng đã chọn |
| Số lượng | Số phòng |
| Khách | Số người lớn + trẻ em |
| Giá gốc | Giá niêm yết theo Rate Plan (VND/đêm) |
| Giá động | Giá thực tế áp dụng (VND/đêm) |
| Tổng cộng | Tổng tiền phòng |
Phía trên bảng hiển thị: ngày nhận phòng, ngày trả phòng, tổng số đêm lưu trú và thông tin khách.
② Mã Khuyến Mãi / Voucher (Tùy chọn)¶
Nếu khách có mã khuyến mãi hoặc voucher:
- Nhập mã vào ô Mã Khuyến mãi / Voucher
- Nhấp Áp dụng
- Hệ thống tự động tính lại giá nếu mã hợp lệ
③ Tóm Tắt Thanh Toán¶
Hiển thị tổng tiền cần thanh toán:
- Tổng tiền: Tổng giá các phòng sau khi áp dụng khuyến mãi (nếu có)
- Thanh toán sẽ được xử lý sau khi xác nhận đặt phòng
④ Xác Nhận Đặt Phòng¶
Sau khi kiểm tra kỹ thông tin:
- Nhấp Xác nhận Đặt phòng để hoàn tất
- Nhấp Trước để quay lại chỉnh sửa thông tin khách
- Nhấp Hủy để hủy toàn bộ quá trình
Kết Quả Thành Công¶
Khi đặt phòng được tạo thành công:
- Hệ thống tự động chuyển đến trang Chi tiết Đặt phòng
- Mã booking (VD:
BK2026032601) được hiển thị - Thông báo xác nhận xuất hiện
Xác thực & Thông báo Lỗi¶
Bước 1 — Bắt buộc¶
- Ngày nhận phòng đã được chọn
- Ngày trả phòng đã được chọn (sau ngày nhận)
- Ít nhất một phòng đã được thêm
- Rate Plan đã được chọn cho mỗi phòng
Bước 2 — Bắt buộc¶
- Tên khách đã được nhập
- Họ khách đã được nhập
- Số điện thoại đã được nhập
Thông báo Lỗi Thường gặp¶
| Thông báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Ngày trả phòng phải sau ngày nhận phòng" | Chọn sai thứ tự ngày | Chọn lại: check-in trước, check-out sau |
| "Vui lòng chọn và thêm ít nhất một phòng" | Chưa nhấn "+ Thêm Phòng" | Nhấp "+ Thêm Phòng" sau khi chọn loại phòng |
| "Vui lòng điền tên, họ, và số điện thoại" | Thiếu thông tin bắt buộc | Điền đầy đủ 3 trường bắt buộc |
Mẹo & Thực hành Tốt nhất¶
Tìm kiếm khách trước
Luôn kiểm tra khách có trong hệ thống chưa bằng ô tìm kiếm ở Bước 2. Tránh tạo hồ sơ trùng lặp và tiết kiệm thời gian nhập liệu.
Xác thực thông tin trước khi confirm
Kiểm tra kỹ ngày nhận/trả phòng, loại phòng, Rate Plan và thông tin khách tại Bước 3 trước khi nhấn "Xác nhận Đặt phòng".
Kiểm tra ngày tháng
Lỗi về ngày là lỗi đặt phòng phổ biến nhất. Dùng nút Trước để quay lại sửa thay vì hủy và tạo lại.
Ghi chú yêu cầu đặc biệt
Nhập yêu cầu đặc biệt của khách (tầng cao, hướng view, late check-out...) để bộ phận buồng phòng chuẩn bị trước.
Câu hỏi Thường gặp¶
Làm sao để tạo đặt phòng cho khách đã có trong hệ thống?
- Tại Bước 2 — Thông tin Khách, nhập tên, email hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm
- Chọn khách từ danh sách gợi ý
- Biểu mẫu tự động điền thông tin — kiểm tra và cập nhật nếu cần
- Tiếp tục các bước còn lại
Tôi có thể thêm nhiều loại phòng khác nhau không?
Có. Tại Bước 1, sau khi thêm phòng đầu tiên, tiếp tục chọn loại phòng khác và nhấp + Thêm Phòng thêm lần nữa. Mỗi loại phòng sẽ xuất hiện trên một hàng riêng trong bảng.
Rate Plan là gì và chọn loại nào?
Rate Plan là bảng giá áp dụng cho đặt phòng. Ví dụ: Rack Rate (giá niêm yết), Corporate Rate (giá doanh nghiệp), OTA Rate (giá từ booking.com, agoda...). Chọn Rate Plan phù hợp với đối tượng khách.
Đặt phòng có thể chỉnh sửa sau khi xác nhận không?
Sau khi xác nhận, không thể chỉnh sửa trực tiếp từ trang tạo đặt phòng. Truy cập Chi tiết Đặt phòng để thực hiện các thay đổi cần thiết (đổi phòng, cập nhật thông tin khách, v.v.).
Làm sao để áp dụng mã khuyến mãi?
Tại Bước 3, nhập mã vào ô Mã Khuyến mãi / Voucher và nhấp Áp dụng. Nếu mã hợp lệ, giá sẽ được cập nhật tự động trong Tóm tắt Thanh toán.
Đặt phòng theo giờ khác gì so với theo đêm?
Khi chọn Đặt theo Giờ ở Bước 1, thay vì chọn khoảng ngày, bạn chọn một ngày cụ thể và giờ bắt đầu/kết thúc. Giá được tính theo số giờ thay vì số đêm.
Liên kết Liên quan¶
- Danh sách Đặt phòng - Quản lý các đặt phòng hiện tại
- Loại Phòng - Cấu hình loại phòng
- Quản lý Khách hàng - Quản lý thông tin khách