Hóa Đơn Điện Tử (E-Invoice)¶
Trang Hóa Đơn Điện Tử (/dashboard/financial/einvoices) quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử theo chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hệ thống kết nối trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử (ví dụ: VNPT, Viettel) để phát hành, tra cứu, và xử lý hóa đơn đã phát hành khi có sai sót.
Tổng Quan Trang Danh Sách¶
Stat Cards¶
| # | Card | Mô tả |
|---|---|---|
| ① | Tổng | Tổng số hóa đơn điện tử trong kết quả hiện tại |
| ② | Nháp | Số hóa đơn ở trạng thái DRAFT chưa phát hành |
| ③ | Đã phát hành | Số hóa đơn đã được phát hành thành công (ISSUED) |
| ④ | Lỗi | Số hóa đơn bị lỗi khi gửi lên nhà cung cấp (ERROR) |
Action Buttons¶
| # | Nút | Mô tả |
|---|---|---|
| ⑤ | Tạo HĐ điện tử | Mở form tạo hóa đơn điện tử thủ công |
Bộ Lọc¶
| # | Bộ lọc | Mô tả |
|---|---|---|
| ⑥ | Tìm kiếm | Tìm theo mã hóa đơn hoặc tên khách hàng |
| ⑦ | Trạng thái | Lọc theo trạng thái: DRAFT / ISSUED / ERROR / CANCELLED / ADJUSTED / REPLACED |
| ⑧ | Khoảng ngày | Lọc theo ngày phát sinh hóa đơn |
Bảng Hóa Đơn Điện Tử¶
| # | Cột | Mô tả |
|---|---|---|
| ⑨ | Mã HĐ | Mã hóa đơn điện tử — nhấn để mở trang chi tiết |
| ⑩ | Số HĐ | Số thứ tự hóa đơn do nhà cung cấp cấp (sau khi phát hành) |
| ⑪ | Trạng thái | Tag màu thể hiện trạng thái hóa đơn |
| ⑫ | Khách hàng | Tên công ty hoặc người mua |
| ⑬ | Loại KH | BUSINESS (doanh nghiệp) hoặc INDIVIDUAL (cá nhân) |
| ⑭ | Tổng tiền | Giá trị hóa đơn bao gồm VAT (VND) |
| ⑮ | Ngày | Ngày phát sinh hóa đơn (arisingDate) |
| ⑯ | Thanh toán | Phương thức thanh toán ghi trên hóa đơn |
| ⑰ | Thao tác | Menu dropdown: Xem chi tiết · Issue · Xóa · Tải PDF |
Trạng Thái Hóa Đơn Điện Tử¶
| Trạng thái | Màu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| DRAFT | Xám | Hóa đơn nháp, chưa gửi lên nhà cung cấp |
| ISSUED | Xanh lá | Đã phát hành thành công, có số hóa đơn |
| ERROR | Đỏ (error) | Gửi lên nhà cung cấp bị lỗi, cần xử lý lại |
| CANCELLED | Đỏ | Đã hủy theo quy trình nghiệp vụ |
| ADJUSTED | Cam | Đã được điều chỉnh — tồn tại hóa đơn điều chỉnh liên kết |
| REPLACED | Xanh dương | Đã được thay thế bằng hóa đơn mới |
| DELETED | Xám | Đã xóa (chỉ áp dụng với DRAFT/ERROR) |
Trang Chi Tiết Hóa Đơn Điện Tử¶
Nhấn vào Mã HĐ trong bảng hoặc chọn Xem chi tiết trong menu thao tác để vào trang chi tiết.
| # | Phần | Mô tả |
|---|---|---|
| ① | Quay lại | Nút Back — quay về danh sách |
| ② | Mã hóa đơn | Mã định danh hóa đơn điện tử (tiêu đề trang) |
| ③ | Trạng thái | Tag màu trạng thái hiện tại |
| ④–⑦ | Nút thao tác | Các nút hành động tùy theo trạng thái (xem bảng bên dưới) |
| ⑧ | Thông tin khách hàng | Card: Loại KH, Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Email, SĐT, Người mua |
| ⑨ | Hàng hóa / Dịch vụ | Bảng dòng hàng: STT · Mã · Tên · Đơn vị · SL · Đơn giá · Thành tiền · VAT% · Tiền VAT · Tổng |
| ⑩ | Chi tiết hóa đơn | Mã HĐ, Số HĐ, Mẫu số, Ký hiệu, Fkey, Phương thức TT, Ngày phát sinh, Ngày phát hành, Người tạo |
| ⑪ | Lịch sử | Timeline các sự kiện: DRAFT → ISSUED → CANCELLED/ADJUSTED/REPLACED |
Nút Thao Tác Theo Trạng Thái¶
| Trạng thái | Nút hiển thị |
|---|---|
| DRAFT / ERROR | Issue (phát hành) · Delete (xóa nháp) |
| ISSUED | PDF (tải PDF) · Preview (xem HTML) · Process (xử lý) |
| CANCELLED / ADJUSTED / REPLACED | Chỉ xem, không có thao tác thêm |
Tạo Hóa Đơn Điện Tử Thủ Công¶
Nhấn Tạo HĐ điện tử ở đầu trang danh sách để vào trang tạo hóa đơn mới.
Thông Tin Chung¶
| # | Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|---|
| ③ | Loại khách hàng | ✓ | BUSINESS (doanh nghiệp) hoặc INDIVIDUAL (cá nhân) |
| ④ | Phương thức thanh toán | ✓ | TM (Tiền mặt) / CK (Chuyển khoản) / TM/CK / TTD (Không thu tiền) |
| ⑤ | Ngày phát sinh | ✓ | Ngày hóa đơn phát sinh (mặc định hôm nay) |
Thông Tin Doanh Nghiệp (nếu loại = BUSINESS)¶
| # | Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|---|
| ⑥ | Tên công ty | ✓ | Tên pháp nhân theo giấy tờ đăng ký |
| ⑦ | Mã số thuế | ✓ | MST 10 hoặc 13 chữ số |
| ⑧ | Địa chỉ | ✓ | Địa chỉ công ty theo đăng ký kinh doanh |
Ngoài ra có trường Email, Số điện thoại, Tên người mua (không bắt buộc).
Nếu loại = INDIVIDUAL: chỉ cần Tên người mua (bắt buộc).
Dòng Hàng Hóa / Dịch Vụ¶
| # | Phần | Mô tả |
|---|---|---|
| ⑨ | Tiêu đề section | "Line Items" |
| ⑩ | Bảng dòng hàng | Mỗi dòng: Tên SP/DV · Đơn vị · Số lượng · Đơn giá · VAT% · Thành tiền |
| ⑪ | Thêm dòng | Nút dashed — thêm dòng hàng mới |
Thuế VAT hỗ trợ: 0% / 5% / 8% / 10% (mặc định 8%).
Cuối bảng hiển thị tự động: Tiền hàng · Tiền VAT · Tổng tiền.
Ghi Chú & Nút Thao Tác¶
| # | Phần | Mô tả |
|---|---|---|
| ⑫ | Ghi chú | Ghi chú xuất hiện trên hóa đơn (không bắt buộc) |
| ⑬ | Hủy | Quay lại danh sách, không lưu |
| ⑭ | Tạo HĐ điện tử | Tạo hóa đơn, trạng thái ban đầu là DRAFT |
Hóa đơn mới tạo ở trạng thái DRAFT
Sau khi tạo, hóa đơn được lưu ở trạng thái DRAFT. Bạn cần vào trang chi tiết và nhấn Issue để gửi lên nhà cung cấp và chính thức phát hành.
Xử Lý Hóa Đơn Đã Phát Hành (Process)¶
Chỉ áp dụng với hóa đơn có trạng thái ISSUED. Nhấn nút Process trên trang chi tiết để mở modal.
| # | Phần | Mô tả |
|---|---|---|
| ① | Tiêu đề | "Process E-Invoice" |
| ② | Loại xử lý | Radio buttons: Cancel · Adjust · Replace |
| ③ | Mô tả | Giải thích hành động được chọn |
| ④ | Lý do | Textarea nhập lý do (bắt buộc trước khi xác nhận) |
| ⑤ | Hủy | Đóng modal, không thực hiện thay đổi |
| ⑥ | Xác nhận | Nút xác nhận (màu đỏ nếu Cancel) |
Ba Loại Xử Lý¶
| Loại | Hành động | Trạng thái kết quả |
|---|---|---|
| Cancel | Hủy hóa đơn trên nhà cung cấp | Hóa đơn gốc → CANCELLED |
| Adjust | Tạo hóa đơn điều chỉnh liên kết | Hóa đơn gốc → ADJUSTED + hóa đơn mới DRAFT |
| Replace | Tạo hóa đơn thay thế, hủy hóa đơn gốc | Hóa đơn gốc → CANCELLED + hóa đơn mới DRAFT |
Điều chỉnh và thay thế tạo hóa đơn mới
Khi chọn Adjust hoặc Replace, hệ thống tự động tạo hóa đơn mới ở trạng thái DRAFT và điều hướng tới trang chi tiết hóa đơn mới đó. Bạn cần kiểm tra nội dung và nhấn Issue để phát hành hóa đơn mới.
Lý do xử lý là bắt buộc
Mọi thao tác Cancel / Adjust / Replace đều yêu cầu nhập lý do — đây là yêu cầu nghiệp vụ thuế và audit trail nội bộ.
Mẹo & Thực Hành Tốt Nhất¶
Kiểm tra trước khi Issue
Sau khi tạo DRAFT, kiểm tra kỹ: mã số thuế, tên công ty, dòng hàng và thuế suất trước khi nhấn Issue. Sửa lỗi sau khi phát hành phức tạp hơn nhiều so với sửa DRAFT.
Phân biệt Adjust và Replace
Adjust dùng khi sai giá trị — tạo hóa đơn điều chỉnh ghi nhận phần chênh lệch. Replace dùng khi sai thông tin khách hàng hoặc hàng hóa — hủy hoàn toàn hóa đơn gốc và phát hành hóa đơn mới.
Xử lý hóa đơn lỗi (ERROR) kịp thời
Hóa đơn ở trạng thái ERROR cần được xử lý trong ngày — đặc biệt nếu khách hàng đang chờ. Kiểm tra cấu hình nhà cung cấp tại trang Cài đặt nhà cung cấp nếu lỗi liên tiếp.
Tải PDF ngay sau khi Issue
Sau khi phát hành thành công, nhấn PDF để tải về và gửi cho khách hàng. PDF có thể dùng thay cho bản in giấy trong mọi giao dịch nội địa.
Câu Hỏi Thường Gặp¶
Hóa đơn điện tử khác gì hóa đơn thông thường trong hệ thống?
Hóa đơn thông thường (Invoices) là hóa đơn nội bộ của PMS, dùng để theo dõi công nợ và gửi cho khách. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có giá trị pháp lý được phát hành qua nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận, có mã số thuế và số hóa đơn chính thức.
Mẫu số và ký hiệu hóa đơn là gì?
Mẫu số (Pattern) và Ký hiệu (Serial) là thông tin định danh loại hóa đơn theo quy định của Tổng cục Thuế. Các thông số này được cấu hình sẵn trong phần cài đặt nhà cung cấp và tự động gán khi phát hành.
Fkey là gì?
Fkey (Provider Fkey) là mã định danh duy nhất do nhà cung cấp hóa đơn điện tử tạo ra. Dùng để tra cứu hóa đơn trực tiếp trên cổng thông tin của nhà cung cấp hoặc Tổng cục Thuế.
Có thể tạo hóa đơn điện tử trực tiếp từ hóa đơn thường không?
Có. Từ trang Hóa Đơn, chọn Tạo E-Invoice trong menu thao tác của hóa đơn đã PAID để tự động điền sẵn thông tin khách hàng và dịch vụ vào form hóa đơn điện tử.
Thống kê Stat Cards tính theo thời gian nào?
Stat Cards hiển thị số liệu dựa trên trang hiện tại (page size). Để xem tổng chính xác theo khoảng ngày, dùng bộ lọc Khoảng ngày — số liệu sẽ phản ánh kết quả lọc.
Liên Kết Liên Quan¶
- Hóa Đơn — Hóa đơn nội bộ có thể xuất sang hóa đơn điện tử
- Thanh Toán — Giao dịch thanh toán liên kết với hóa đơn
- Cổng Thanh Toán — Cấu hình nhà cung cấp hóa đơn điện tử